نظام الاتصالات الإدارية

يهدف نظام الاتصالات الإدارية المطور من قبل "مؤسسة الجغرافيا الرقمية" إلى خدمة المؤسسات الحكومية والخاصة من خلال أتمتة وإدارة ومتابعة أعمال أقسام الاتصالات الإدارية بأفضل الطرق الممكنة وأسهلها، ويشمل ذلك المعاملات الصادرة إلى جهات خارجية أو الواردة من جهات خارجية (الصادر/الوارد الخارجي) أو المذكرات الداخلية بين مختلف إدارات المؤسسة (الصادر/الوارد الداخلي).

مميزات النظام:
  • الحفاظ على سرية المعاملات.
  • سهولة إدخال المعاملات (الصادر / الوارد) حيث يتم ذلك من خلال شاشة واحدة تتفاعل مع كل موظف حسب صلاحياته.
  • إمكانية انشاء وكتابة المذكرات الداخلية وتوقيعها وطباعة الباركود عليها وتوجيهها من داخل النظام دون الحاجة الى طباعتها.
  • سهولة إدارة ومتابعة المعاملات وإمكانية اتخاذ إجراء أو أكثر (توجيه / تنسيخ / حفظ في ملف / إغلاق) على أكثر من معاملة في نفس الوقت.
  • سرعة وسهولة البحث عن المعاملات بمفاتيح بحث عدة، وعرضها والتعديل عليها، مما يوفر الكثير من الوقت.
  • عرض تقارير متنوعة وغنية تمكن الموظف/ المدير/ الإدارة العليا من التعرف على مؤشرات أداء الموظف/ الإدارة (مثل: عدد المعاملات المنجزة/ المعلقة/ المتأخرة/ المغلقة دون إنهاء) وإمكانية حفظ التقارير بصيغة PDF أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
  • خاصية التنبيهات حيث يتم تنبيه الموظف بوجود معاملات جديدة أو متأخرة أو مقيدة بوقت للتنفيذ أو ذات أهمية عالية، كما يتم إرسال التنبيهات عبر البريد الإلكتروني.
  • نظام صلاحيات للمستخدمين يحدد لكل موظف الشاشات التي يستطيع فتحها مع تحديد العمليات الخاصة بكل شاشة.
  • إدارة الصلاحيات (مثل: الإنابة/ التنسيخ) آلياً.
  • إمكانية تتبع مسار المعاملة ومعرفة الإجراءات التي تمت عليها وتاريخ كل إجراء ومن قام به.
  • وجود لوحة تحكم لإدارة المستخدمين/ المجموعات/ المعاملات/ السجلات/ الصلاحيات/ الهيكل التنظيمي للمؤسسة/ فروع المؤسسة/ الجهات الخارجية.. الخ.
  • الأرشفة والمسح الإلكتروني للمعاملات.
  • إمكانية حفظ المعاملات في ملفات خاصة بالموظف.
  • دعم كامل للغة العربية والتقويم الهجري.

ويقوم نظام الاتصالات الإدارية بالحفظ الرقمي الكامل للمعاملات الصادرة و الواردة والتعامل معها بطرق ومفاهيم سلسة ومألوفة لدي العاملين في هذا المجال وذلك عن طريق قيدها في سجلات محددة مما يضمن سهولة الرجوع إلى أي معاملة ومتابعتها عند الحاجة إلى ذلك.

لمن هذا النظام؟
يخدم نظام الاتصالات الإدارية كافة الدوائر والقطاعات الحكومية والخاصة بما في ذلك الوزارات والهيئات والبلديات والجامعات والمستشفيات والبنوك والشركات.

صور لبعض شاشات النظام: